Como administrar seu e-mail

Nossa, eu fico com o e-mail do trabalho aberto o dia todo. Algumas vezes eu confesso que ele me distrai a atenção de algo que estou fazendo, então paro de fazer e começo a ler a mensagem que acabou de chegar. Isso as vezes é ruim, mas também penso que se você não mantê-lo aberto, pelo menos, boa parte do dia você pode perder convocações de última hora ou algo que necessite de urgência na resposta.
Se tratando de produtividade, realmente o e-mail ou qualquer coisa que apita atrapalha ou atrasa suas atividades.
Então, vi algumas dicas no Blog "Vida Organizada" da eficiente Thaís, sobre como administrar melhor seu e-mail no trabalho. Resolvi compartilhar com vocês.


Um estudo realizado este ano na Universidade da Califórnia revelou que o e-mail é o grande vilão da produtividade no trabalho. Especialmente se você costuma trabalhar com a caixa de entrada aberta, ou com os famosos alertas ligados, você pode estar comprometendo seriamente o seu rendimento. Segue algumas dicas:
1. Tenha um horário para ver seus e-mails
Independente da frequência que você escolher para checar seu e-mail, é consenso que a melhor forma de lidar com ele é não deixar a caixa de entrada aberta enquanto você trabalha, pois isso gera muitas distrações. Se você recebe pouco fluxo de e-mails, pode tranquilamente checá-los a cada duas horas. Eu costumo fazer blocos de trabalho de 90 minutos (45 + 45) e checar meus e-mails entre esses blocos. Nos dias em que sei que vou receber mais e-mails, dependendo dos projetos, checo com uma frequência maior. O que realmente não dá é para trabalhar com a caixa de entrada aberta. Se você recebe um grande fluxo de e-mails, mas essa não é sua atividade principal, estabeleça uma frequência maior (a cada 15 minutos, por exemplo). Nenhum e-mail é tão urgente que não possa esperar no máximo 15 minutos.
Pausa para um comentário: Estamos vivendo em uma época realmente louca e insana em termos de informação. As pessoas acham que tudo é urgente, quando na verdade não é. Precisamos colocar um limite nisso para manter nossa sanidade mental e produtividade no trabalho. Você pode checar se todas as pessoas que você conhece que trabalham somente em cima de urgências não são as menos produtivas do seu local de trabalho. Isso é um fato! Você não pode controlá-las, mas pode controlar o fluxo de informações que chegam até você. Por favor, faça isso. O mundo precisa dessa atitude.
2. Evite encaminhar e-mails e copiar pessoas
A não ser que seja extremamente necessário, não faça isso. Não polua ainda mais a caixa de entrada de ninguém.
3. Mensagem lida, providência tomada
Não deixe os e-mails se acumularem na caixa de entrada. Crie pastas para ações, como “responder”, “ler”, “enviar arquivo” etc. Crie de acordo com as suas demandas no trabalho. Quando acessar sua caixa de entrada, assim que clicar em uma mensagem, já tome uma providência. Não deixe essa mensagem novamente na caixa de entrada, pois os e-mails irão se acumular. Se levar menos de 2 minutos para responder, responda. Se for demorar mais do que isso, coloque nas pastas. E CLARO que você deve dar atenção às pastas ao longo do dia. Você pode pegar 15 minutos para responder todos os e-mails da pasta “responder”, por exemplo, uma vez antes do almoço, outra vez no meio da tarde e outra vez no fim do expediente.
4. Use mais o telefone
Se você precisa de uma resposta imediata, use o telefone. Evite usar o e-mail ao máximo, pois a grande maioria das pessoas não está organizando e dando conta dos seus e-mails assim como você está tentando fazer. Se precisar de uma informação ou tirar uma dúvida, telefone. Resolva seu problema na hora, em vez de ficar com uma pendência super demorada, atrasando seus projetos.
5. Desligue alertas
Por último, mas não menos importante: desligue todos os alertas de mensagens que você possa receber, tanto de e-mails quanto de notificações no Facebook, e-mail pessoal, SMSs etc. Essas coisas chegam o tempo todo e atrapalham demais. Tome agora essa decisão pela sua produtividade e desligue esses alertas para conseguir trabalhar melhor e mais concentrada(o).

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